Diagnóstico y mapeo de procesos
Tu equipo pierde horas en tareas mal ordenadas. Escribo cómo funciona hoy tu operación, mido dónde se va el tiempo y te dejo un plan claro de qué automatizar primero.
Desarrollo
Te saco de encima el trabajo que se repite todos los días.
Primero entiendo tu operación, después elijo la herramienta. El resultado es el mismo trabajo hecho sin que nadie lo empuje a mano.
El punto de partida
Primero, en qué etapa estás
No todas las empresas arrancan del mismo lado. Antes de proponerte nada mido en cuál de estas cuatro está tu operación, área por área. Casi nunca están todas en la misma.
- 1. Manual. La información vive en planillas, mails y cabezas. Acá no corresponde automatizar: corresponde construir el sistema que hoy no existe y dejar los datos en un solo lugar.
- 2. Documentado. Hay sistema y los procesos están escritos, pero todo se opera a mano. Acá empieza la automatización: lo que se repite todas las semanas deja de necesitar a una persona.
- 3. Semi-automatizado. Hay partes que ya corren solas, pero son islas que no se hablan entre sí y alguien copia datos de una a otra. Acá el trabajo es conectarlas.
- 4. Automatizado. El proceso corre solo y genera datos confiables. Recién acá la IA tiene de qué agarrarse para lo pesado: analizar, anticipar y decidir sobre información que existe. Si estás en esta etapa, lo que sigue es análisis sobre tus propios datos y agentes que deciden, no automatizar de nuevo lo que ya corre.
El error más caro que veo es saltear escalones. Hay empresas con herramientas de nivel 3 o 4 operadas con procesos de nivel 1: ahí el problema no es la tecnología, es el proceso. Sumarle IA arriba no lo arregla, lo acelera.
Qué incluye
De donde estás hoy al sistema que te falta
Ningún proyecto usa las cuatro. El diagnóstico dice cuáles te tocan.
Automatización con n8n
Copiar y pegar entre planillas, cargar datos a mano, mandar el mismo mail cuarenta veces: horas que no vuelven. Conecto tus herramientas y saco esas tareas de encima.
Agentes de IA a medida
Un chatbot genérico contesta cualquier cosa y espanta clientes. Diseño agentes que conocen tu negocio real (procesos, tono, reglas) y liberan a tu equipo de responder siempre lo mismo.
Sistemas a medida
Llevar ventas, stock o finanzas en Excel te deja sin visibilidad real. Construyo un sistema propio, con base de datos y tablero simple, para que lo uses vos.
Cómo trabajo
Un resultado, no una plantilla
Cada operación es distinta: lo que armo para vos no le sirve a nadie más, y lo que le armé a otro no te sirve a vos.
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Mapear
Un dibujo real de cómo funciona tu negocio hoy, no el organigrama que nadie mira.
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Medir
Dónde se te van horas y plata todos los meses, con datos, no con sensaciones.
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Diagnosticar
Un veredicto claro: qué automatizar ya y qué dejar como está.
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Diseñar
El plano de la solución hecha a tu medida, no una plantilla genérica.
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Implementar
Tu sistema funcionando de verdad, no una demo bonita.
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Medir de nuevo
La prueba de que funcionó: los mismos números de antes, ahora mejores.
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ejecuciones del flujo
Vista simulada de un flujo en producción, no datos reales de un cliente.
Cómo lo manejo
Antes de automatizar, acordamos qué tiene que mejorar
Un sistema que nadie midió es una opinión. Por eso lo primero y lo último del trabajo es poner números.
- El criterio de éxito se define antes de empezar. Qué número tiene que moverse y cuánto. Si no lo podemos escribir, no arrancamos.
- Seis preguntas antes de cotizar: el paso a paso, las excepciones, cuántas veces por semana pasa, quién carga el dato, cuánta gente lo toca y con qué herramientas. Si no se pueden responder cuatro de seis, ese proceso todavía no está para automatizar, y te lo digo en la llamada.
- Empiezo por lo más chico que resuelva el problema. Un cuello de botella por vez. Si se arregla ordenando una planilla, no te vendo un agente.
- Alcance escrito, con lo que queda afuera. Lo que no entra se escribe igual que lo que entra, así los cambios se acuerdan en vez de acumularse.
- Nada queda abierto más de tres semanas, y no hay más de tres cosas en curso a la vez. Se entrega contra aceptación, no contra “ya casi está”.
- Al cerrar se revisa contra lo acordado al principio, con los mismos números del arranque. Si no mejoró, eso también es un dato.
El sistema se entrega dentro de las herramientas que tu equipo ya usa. Si para mirarlo hay que aprender algo nuevo, no lo va a usar nadie.
Casos
Lo que ya funciona
Cinco sistemas agrupados por área. Tocá cada uno para ver el detalle.
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El problema
El área de almacén armaba los reportes y controlaba el stock a mano, y el criterio de cómo se hacía cada cosa vivía en la cabeza de una sola persona.
Qué cambia
Los procesos del área quedaron escritos, con el criterio detrás de cada decisión, así cualquiera del equipo los consulta sin tener que preguntarle a nadie.
Resultado
El reporte de stock que llevaba dos días de trabajo manual ahora sale en diez minutos. Y como los datos quedaron ordenados, hoy se pueden analizar y consultar con IA para decidir sobre la operación, no solo mirar una planilla.
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El problema
Cotizar pedidos que llegan por mail contra un catálogo de decenas de miles de ítems, controlar el stock a mano y sin saber qué compra cada cliente ni cada cuánto.
Qué cambia
El sistema cotiza solo, con el margen que corresponde a cada cliente, y deja registrado cada pedido: qué se pidió, cuándo y a qué precio.
Resultado
Además de cotizar automático, el negocio puede estudiar a sus propios clientes: qué consumen, cada cuánto y con qué volumen compran.
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El problema
Eran pocas personas para prospectar. Investigar cada empresa, dar con la persona correcta, escribir un mensaje que no suene a plantilla y hacer el seguimiento se lleva el día entero.
Qué cambia
Cada parte del proceso quedó a cargo de un agente: uno busca los contactos que encajan con el perfil de cliente, otro los puntúa, otro investiga la empresa en la web y otro redacta el mail y el mensaje de LinkedIn con ese contexto.
Resultado
Hoy la prospección sale con mensajes personalizados uno por uno, siempre revisados por una persona antes de enviarse, y cada contacto entra al CRM con su empresa y su oportunidad ya armadas.
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El problema
Todo se llevaba en Excel: no había registro de quién entraba al espacio, ni la contabilidad al día, ni sistema de reservas, ni un aviso que saliera solo.
Qué cambia
Una sola plataforma se encarga del alta de los clientes, la contabilidad, las reservas desde la propia página y la gestión de los usuarios.
Resultado
El espacio se administra desde un solo lugar: quién entra, quién debe, qué sala está tomada y qué se cobró, sin planillas paralelas.
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El problema
Antes llevaba los gastos y presupuestos en una planilla suelta, fácil de romper.
Qué cambia
Pasé a una aplicación propia con presupuestos por sobres, que funciona incluso sin conexión a internet.
Resultado
La uso todos los días para cargar gastos, ver el presupuesto que queda y ordenar categorías.
Empecemos por el diagnóstico
Media hora para entender cómo funciona tu operación y por dónde conviene arrancar.
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